Privacy Policy

Last updated

Privacybeleid

Laatst bijgewerkt

Layerfox ("we", "us", "our") respects your privacy and is committed to protecting your personal data. This policy explains what data we collect when you visit our shop or use our services, why we collect it, how long we keep it, and what rights you have, in line with the EU General Data Protection Regulation (GDPR) and the ePrivacy rules on cookies.

1. Who we are

The data controller responsible for your personal data is:

[Company legal name]
[Street address, postal code, city]
[Country]
Chamber of Commerce (KVK) number: [KVK number]
VAT/BTW number: [VAT number]
Email: [privacy@yourdomain.example]

2. What data we collect

When	Data collected
Placing an order (demo checkout)	Full name, email address, shipping address, order notes, chosen payment method, order contents and value.
Contact form	Full name, email address, subject, message content.
Chat assistant (shopping or customer service)	The messages you send, a randomly generated chat session ID, your browser language, and — only if you provide them to look up an order — your order number and checkout email.
Browsing the shop	Shopping cart contents and language preference, stored locally in your browser (not sent to us unless you check out). Standard web server logs (IP address, browser type, pages visited, timestamps) for security and troubleshooting.
Cookies / local storage	See our Cookie Policy for the full list.

We do not knowingly collect payment card numbers or bank details — this demo shop has no live payment gateway connected. If a real payment provider is added later, card data is handled directly by that provider under its own privacy policy and never touches our servers.

3. Why we process your data, and our legal basis

• To process and fulfil your order — necessary to perform the contract between you and us (Art. 6(1)(b) GDPR).
• To respond to contact form messages and support chats — necessary to perform a contract or take pre-contractual steps at your request, or our legitimate interest in answering your questions (Art. 6(1)(b)/(f) GDPR).
• To operate the AI chat assistant — performance of a contract / legitimate interest in providing customer support efficiently (Art. 6(1)(b)/(f) GDPR).
• To keep the shop secure and working correctly — our legitimate interest in preventing fraud and abuse and maintaining a functioning website (Art. 6(1)(f) GDPR).
• Analytics and marketing cookies — only with your consent, given via the cookie banner (Art. 6(1)(a) GDPR). You can withdraw this consent at any time, see Cookie Policy.
• Legal and accounting obligations — e.g. retaining invoices for tax purposes (Art. 6(1)(c) GDPR).

4. Our AI chat assistant

Our chat widget is an AI assistant, not a human, unless a staff member has explicitly taken over the conversation (shown clearly in the chat). When you send a message, the text of your conversation is processed by our AI provider (Microsoft Azure OpenAI Service) purely to generate a reply, and is also stored in our own database so our support team can review and, if needed, take over the conversation. Please avoid sharing sensitive personal data (e.g. health information, ID numbers) in the chat unless necessary to resolve your request. If you ask an order-related question, the assistant may look up your order status, but only after you provide both your order number and the email address used at checkout, to prevent your order details being disclosed to someone else.

5. Cookies & local storage

We use strictly necessary local storage to run the shopping cart, remember your language choice and keep your chat session working. With your consent, we may also use analytics and marketing cookies. You control this via the cookie banner shown on your first visit, or anytime afterwards via "Cookie settings" in the footer. Full details are in our Cookie Policy.

6. Who we share your data with

We do not sell your personal data. We share data only with service providers who process it on our behalf (data processors), under agreements that require them to protect it, including:

• Hosting provider — [TransIP B.V. / your hosting provider], which hosts our website, database and files.
• AI chat provider — Microsoft (Azure OpenAI Service), which processes chat messages to generate assistant replies.
• Email delivery — used to send order confirmations and respond to enquiries.
• Future payment provider — once a live payment gateway is connected, the payment provider will process your payment details directly.

We may also disclose data where required by law, or to protect our rights, safety or property.

7. International data transfers

Some of our service providers, including Microsoft (Azure OpenAI), may process data outside the European Economic Area (EEA). Where this happens, we rely on appropriate safeguards recognised under GDPR, such as the EU Standard Contractual Clauses or an adequacy decision, to ensure your data remains protected to an equivalent standard.

8. How long we keep your data

• Orders and invoices — kept for as long as required by applicable tax and accounting law (in the Netherlands, generally 7 years).
• Contact form messages — kept until your enquiry is resolved and for a reasonable period afterwards, then deleted.
• Chat transcripts — kept for a limited period to allow support follow-up and quality review, then deleted or anonymised.
• Cookie/consent choice — kept until you change it or clear your browser storage.

9. Your rights

Under the GDPR, you have the right to:

• Access the personal data we hold about you;
• Correct inaccurate or incomplete data;
• Request erasure of your data ("right to be forgotten"), where applicable;
• Request restriction of processing, in certain circumstances;
• Object to processing based on our legitimate interest;
• Receive your data in a portable format, where technically feasible;
• Withdraw consent at any time, without affecting processing carried out before withdrawal;
• Lodge a complaint with your national data protection authority — in the Netherlands, the Autoriteit Persoonsgegevens.

To exercise any of these rights, contact us using the details below.

10. Children's privacy

Our shop is not directed at children, and we do not knowingly collect personal data from anyone under 16. If you believe a child has provided us with personal data, please contact us so we can delete it.

11. Security

We apply reasonable technical and organisational measures to protect your data against unauthorised access, loss or misuse, including encrypted connections (HTTPS), access controls on our admin systems, and hashed admin passwords. No method of transmission or storage is 100% secure, but we work to keep your data safe.

12. Changes to this policy

We may update this policy from time to time, for example to reflect changes in our practices or legal requirements. The "Last updated" date at the top shows when it was last revised. Significant changes will be highlighted on the site.

13. Contact us

For any questions about this policy or your personal data, contact us at [privacy@yourdomain.example] or via our Contact page.

Layerfox ("wij", "we", "ons") respecteert jouw privacy en beschermt jouw persoonsgegevens. Dit beleid legt uit welke gegevens we verzamelen wanneer je onze shop bezoekt of onze diensten gebruikt, waarom we dat doen, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de ePrivacy-regels over cookies.

1. Wie we zijn

De verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens is:

[Bedrijfsnaam]
[Straat, postcode, plaats]
[Land]
KVK-nummer: [KVK-nummer]
Btw-nummer: [Btw-nummer]
E-mail: [privacy@jouwdomein.example]

2. Welke gegevens we verzamelen

Wanneer	Verzamelde gegevens
Bestelling plaatsen (demo-checkout)	Volledige naam, e-mailadres, verzendadres, opmerkingen, gekozen betaalmethode, inhoud en waarde van de bestelling.
Contactformulier	Volledige naam, e-mailadres, onderwerp, berichttekst.
Chatassistent (shopping of klantenservice)	De berichten die je verstuurt, een willekeurig gegenereerd chatsessie-ID, je browsertaal, en — alleen als je die zelf opgeeft om een bestelling op te zoeken — je bestelnummer en het bij checkout gebruikte e-mailadres.
Rondkijken in de shop	Inhoud van je winkelwagen en taalvoorkeur, lokaal opgeslagen in je browser (niet naar ons verstuurd tenzij je afrekent). Standaard serverlogs (IP-adres, browsertype, bezochte pagina's, tijdstippen) voor beveiliging en foutopsporing.
Cookies / lokale opslag	Zie ons Cookiebeleid voor de volledige lijst.

We verzamelen niet bewust betaalkaartgegevens of bankgegevens — deze demo-shop heeft geen live betaalprovider gekoppeld. Als later een echte betaalprovider wordt toegevoegd, verwerkt die provider je betaalgegevens rechtstreeks onder zijn eigen privacybeleid; deze gegevens komen nooit op onze servers terecht.

3. Waarom we jouw gegevens verwerken, en onze rechtsgrond

• Om je bestelling te verwerken en uit te voeren — noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen jou en ons (art. 6(1)(b) AVG).
• Om te reageren op contactformulieren en supportchats — noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of om op jouw verzoek precontractuele stappen te zetten, of ons gerechtvaardigd belang om je vragen te beantwoorden (art. 6(1)(b)/(f) AVG).
• Om de AI-chatassistent te laten werken — uitvoering van een overeenkomst / gerechtvaardigd belang om efficiënt klantenservice te bieden (art. 6(1)(b)/(f) AVG).
• Om de shop veilig en werkend te houden — ons gerechtvaardigd belang om fraude en misbruik te voorkomen en een werkende website te onderhouden (art. 6(1)(f) AVG).
• Analytische en marketingcookies — alleen met jouw toestemming, gegeven via de cookiebanner (art. 6(1)(a) AVG). Je kunt deze toestemming op elk moment intrekken, zie Cookiebeleid.
• Wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen — bijvoorbeeld het bewaren van facturen voor belastingdoeleinden (art. 6(1)(c) AVG).

4. Onze AI-chatassistent

Onze chatwidget is een AI-assistent, geen mens, tenzij een medewerker het gesprek expliciet heeft overgenomen (dit wordt duidelijk getoond in de chat). Wanneer je een bericht verstuurt, wordt de tekst van je gesprek verwerkt door onze AI-provider (Microsoft Azure OpenAI Service) uitsluitend om een antwoord te genereren, en ook opgeslagen in onze eigen database zodat ons supportteam het gesprek kan bekijken en zo nodig kan overnemen. Deel geen gevoelige persoonsgegevens (zoals gezondheidsinformatie of identificatienummers) in de chat, tenzij dat noodzakelijk is om je vraag op te lossen. Bij een vraag over een bestelling kan de assistent de status opzoeken, maar alleen nadat je zowel je bestelnummer als het bij checkout gebruikte e-mailadres hebt opgegeven, om te voorkomen dat je bestelgegevens aan iemand anders worden getoond.

5. Cookies & lokale opslag

We gebruiken strikt noodzakelijke lokale opslag om de winkelwagen te laten werken, je taalkeuze te onthouden en je chatsessie te laten functioneren. Met jouw toestemming gebruiken we mogelijk ook analytische en marketingcookies. Je regelt dit via de cookiebanner die bij je eerste bezoek verschijnt, of later via "Cookie-instellingen" in de footer. Volledige details staan in ons Cookiebeleid.

6. Met wie we jouw gegevens delen

We verkopen jouw persoonsgegevens niet. We delen gegevens alleen met dienstverleners die deze namens ons verwerken (verwerkers), onder overeenkomsten die hen verplichten de gegevens te beschermen, waaronder:

• Hostingprovider — [TransIP B.V. / jouw hostingprovider], die onze website, database en bestanden host.
• AI-chatprovider — Microsoft (Azure OpenAI Service), die chatberichten verwerkt om antwoorden van de assistent te genereren.
• E-mailbezorging — gebruikt om orderbevestigingen te versturen en op vragen te reageren.
• Toekomstige betaalprovider — zodra een live betaalprovider is gekoppeld, verwerkt deze jouw betaalgegevens rechtstreeks.

We kunnen gegevens ook verstrekken wanneer dit wettelijk verplicht is, of om onze rechten, veiligheid of eigendom te beschermen.

7. Internationale gegevensoverdracht

Sommige van onze dienstverleners, waaronder Microsoft (Azure OpenAI), kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Waar dit gebeurt, vertrouwen we op passende waarborgen die onder de AVG worden erkend, zoals de EU-modelcontractbepalingen of een adequaatheidsbesluit, om te zorgen dat jouw gegevens gelijkwaardig beschermd blijven.

8. Hoe lang we jouw gegevens bewaren

• Bestellingen en facturen — bewaard zolang wettelijk vereist onder toepasselijk belasting- en boekhoudrecht (in Nederland doorgaans 7 jaar).
• Contactformulierberichten — bewaard totdat je vraag is opgelost en nog een redelijke periode daarna, daarna verwijderd.
• Chatgeschiedenis — bewaard gedurende een beperkte periode voor supportopvolging en kwaliteitscontrole, daarna verwijderd of geanonimiseerd.
• Cookie-/toestemmingskeuze — bewaard totdat je deze wijzigt of je browseropslag wist.

9. Jouw rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• Inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we over je hebben;
• Onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• Verwijdering van je gegevens te vragen ("recht om vergeten te worden"), waar van toepassing;
• Beperking van de verwerking te vragen, in bepaalde omstandigheden;
• Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• Je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen, waar technisch mogelijk;
• Toestemming op elk moment in te trekken, zonder gevolgen voor verwerking van vóór de intrekking;
• Een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder — in Nederland de Autoriteit Persoonsgegevens.

Om een van deze rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via onderstaande gegevens.

10. Privacy van kinderen

Onze shop is niet gericht op kinderen en we verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen onder de 16 jaar. Als je denkt dat een kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op zodat we deze kunnen verwijderen.

11. Beveiliging

We passen redelijke technische en organisatorische maatregelen toe om jouw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of misbruik, waaronder versleutelde verbindingen (HTTPS), toegangscontroles op onze beheersystemen en gehashte beheerderswachtwoorden. Geen enkele methode van verzending of opslag is 100% veilig, maar we doen ons best om jouw gegevens te beschermen.

12. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken, bijvoorbeeld om wijzigingen in onze werkwijze of wettelijke vereisten te weerspiegelen. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan toont wanneer het voor het laatst is herzien. Belangrijke wijzigingen worden op de site uitgelicht.

13. Contact

Voor vragen over dit beleid of jouw persoonsgegevens, neem contact met ons op via [privacy@jouwdomein.example] of via onze contactpagina.